La bibliothèque de messages Peerspace

Communiquer avec les invités peut être la partie qui prend le plus de temps de vos tâches quotidiennes d’hôte, c’est pourquoi des modèles bien conçus peuvent être d’une grande aide pour gérer votre boîte de réception. Au lieu de réécrire les mêmes messages en répétition, prenez le temps de créer trois ou quatre modèles qui répondent aux questions les plus fréquentes des invités. Vous gagnerez du temps précieux sans sacrifier la relecture et la communication professionnelle.

Il y a quelques moments clés où un modèle pré-écrit peut faire toute la différence. Nous vous conseillons de commencer par un, pour chacun des moments suivants.

Index:

Immédiatement après avoir reçu une demande de renseignements ou une demande de réservation

Immédiatement après avoir accepté une demande de réservation

Peu de temps avant l’événement

Peu de temps après l’événement

• Conseil d’hôte : Créez vos réponses pré-écrites directement dans votre service de messagerie (par exemple, Gmail, Mail, etc.). Faites une recherche Google sur “réponses pré-écrites {{nom de votre fournisseur de services de messagerie}}” et suivez les étapes pour ajouter de nouveaux modèles pour une utilisation plus facile.

Immédiatement après avoir reçu une demande de renseignements ou une demande de réservation

À jamais, si il y a un moment pour utiliser un modèle de message pour une réponse rapide, c’est maintenant. Être le premier à répondre vous donnera un avantage sur la concurrence. De plus, parce que vous avez déjà réfléchi à la manière dont vous souhaitez initier la conversation, votre réponse bien relue contribuera à établir le bon ton dès le début.

Conseil d’hôte : Élaborez vos modèles avec des questions essentielles pour orienter la conversation. Vous ne savez pas quoi demander ? Consultez les 21 questions que chaque hôte Peerspace devrait poser.

Titre du modèle : “Demande de renseignements – Dites m’en plus”

• Quand envoyer : Vous recevez une demande de renseignements mais vous n’êtes pas sûr que l’événement convienne à votre espace. Après avoir examiné les détails de la demande (date, heure, capacité, etc.), utilisez un modèle simple pour ouvrir la conversation, comme l’exemple ci-dessous, ou élaborez-le pour couvrir davantage de détails dès le départ.

• Salut {{nom de l’invité}}, merci de votre intérêt pour la réservation de notre espace ! Nous aimerions en savoir plus sur votre événement. Avant d’entrer dans les détails, pouvez-vous nous en dire plus sur ce qui vous a attiré dans notre espace et l’occasion ? Meilleures salutations, {{votre prénom}}

Titre du modèle : “Demande de renseignements – Toujours intéressé ?”

• Quand envoyer : Vous avez déjà répondu à la demande initiale, mais vous attendez de leurs nouvelles. Vous n’êtes pas sûr s’ils sont toujours intéressés par votre espace ou s’ils en ont trouvé un autre. Si la demande convient bien, essayez de réduire de 5 % votre prix dans votre suivi comme incitation supplémentaire à la réservation.

• Salut {{nom de l’invité}}, j’espère que vous allez bien. Êtes-vous toujours intéressé par la location de notre espace pour votre {{type d’événement}} le {{date de la réservation}} ? Nous avons d’autres personnes intéressées, alors nous prévoyons de libérer la date si nous n’entendons pas de vous dans les prochains jours. Nous serions ravis de vous offrir une réduction de 5 % si vous décidez de réserver avec nous. Au plaisir de vous entendre, {{votre prénom}}

Titre du modèle : “Demande de renseignements – Absence”

• Quand envoyer : Vous êtes absent ou en vacances et avez besoin de confirmer rapidement quand vous pourrez donner plus de détails. C’est un excellent moyen de maintenir un taux de réponse élevé en dehors des heures de bureau ou pendant le week-end.

• Salut {{nom de l’invité}}, merci de votre intérêt pour notre espace ! Je suis actuellement absent(e) et incapable de répondre en détail à votre demande jusqu’à {{heure ou date de votre retour}}. Je m’excuse pour tout inconvénient et j’ai hâte de vous contacter à mon retour. N’hésitez pas à consulter ma liste d’espaces en attendant et à poser toutes les questions que vous pourriez avoir. Meilleures salutations, {{votre prénom}}

Titre du modèle : “Demande de renseignements – Pas adapté”

• Quand envoyer : Vous recevez une demande qui n’est pas adaptée à votre espace (exemples : ne répond pas aux exigences minimales en heures, une activité que vous n’autorisez pas, etc.) et vous devez le leur faire savoir poliment.

• Salut {{nom de l’invité}}, votre {{type d’événement}} semble être un événement génial ! Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’accueillir des activités de ce genre en raison de {{raison}}. Nous espérons que vous comprenez et nous sommes sûrs que vous trouverez l’endroit parfait. Pensez à nous pour tous vos besoins futurs en {{type d’événement accepté}} ! Meilleures salutations, {{votre prénom}}

Immédiatement après avoir accepté une demande de réservation

Maintenant que les invités ont engagé de l’argent, une note personnelle rapide pour confirmer les détails finaux ou les remercier d’avoir réservé fera beaucoup. C’est un moment important pour créer les conditions d’une expérience de réservation positive et rappeler aux invités les éléments restants à régler.

Titre du modèle : “Accepté – Merci d’avoir réservé”

• Quand l’envoyer : Vous venez d’accepter la demande de réservation d’un invité. Ce geste personnel montre que vous êtes communicatif, disponible et enthousiaste à l’idée d’accueillir leur réservation.

• Salut {{nom de l’invité}}, vous êtes maintenant confirmé pour le {{date de la réservation}}. Merci de nous avoir choisis pour votre {{type d’événement}} ! Nous vous contacterons quelques jours avant votre événement avec des détails supplémentaires sur l’enregistrement et le départ, mais n’hésitez pas à nous faire part de vos besoins en attendant. Nous avons hâte de vous accueillir ! Meilleures salutations, {{votre prénom}}

Titre du modèle : “Accepté – Besoin d’aide pour les autorisations ?”

• Quand envoyer : Vous venez d’accepter une réservation de production et l’invité a encore besoin de finaliser les autorisations nécessaires.

• Bonjour {{nom de l’invité}}, nous sommes ravis que vous nous ayez choisis pour votre {{type d’événement}} le {{date de la réservation}} ! Faites-nous savoir si vous avez besoin d’aide pour obtenir un permis de tournage ou un certificat d’assurance d’ici. J’ai trouvé le site web suivant très utile pour tout ce qui concerne la production à {{nom de la ville}} : {{URL}}

• Conseil d’hôte : Si vous effectuez une recherche Google sur “tournage à (nom de la ville ou de la localité)”, vous devriez pouvoir trouver des informations sur le tournage et d’autres activités liées à la production. Les invités apprécieront le lien vers la ressource pour savoir s’ils ont besoin d’obtenir un permis.

Peu de temps avant l’événement

Créez de l’enthousiasme et réduisez les soucis en prenant contact avec vos invités un ou deux jours avant le début de leur réservation. Incluez des détails importants, tels que l’endroit où se garer, pour assurer une arrivée sans problème. Si vous avez du mal à décider de ce qu’il faut inclure, mettez-vous à la place de l’invité. Qu’aimeriez-vous savoir pour avoir l’esprit tranquille ?

Titre du modèle : “Préparation – Configuration de l’espace”

• Quand envoyer : La réservation de l’invité est prévue dans 1 à 2 jours. Profitez de cette opportunité pour confirmer quelques détails logistiques, tels que la configuration de l’espace ou la coordination le jour de l’événement, afin de garantir un bon départ.

• Bonjour {{nom de l’invité}}, nous avons hâte de vous accueillir dans quelques jours ! Si vous avez des préférences quant à la manière dont l’espace est aménagé (style, salle de classe, banquet, etc.), nous serions ravis de le préparer pour votre équipe. Faites-nous part de vos idées. Meilleures salutations, {{votre nom}}

Titre du modèle : “Préparation – Besoin de plus de temps ?”

• Quand envoyer : Les invités ont souvent tendance à sous-estimer le temps dont ils ont besoin, ce qui peut entraîner des conversations gênantes sur les heures supplémentaires. Si vous êtes disponible, offrez du temps supplémentaire quelques jours avant la réservation de l’invité pour être à la fois accommodant et franc au sujet des heures supplémentaires.

• Bonjour {{nom de l’invité}}, n’oubliez pas que vous avez réservé de {{horaires de l’événement}} pour le {{date de la réservation}}. Nous avons hâte de vous voir à ce moment-là ! Si vous pensez avoir besoin de plus de temps, nous sommes disponibles et heureux de vous accommoder. Faites-nous part de vos besoins à l’avance et nous serons ravis de vous fournir l’espace à notre tarif horaire standard (au lieu du tarif horaire majoré de 1,5x). Meilleures salutations, {{votre prénom}}

Titre du modèle : “Préparation – Accueil”

• Quand envoyer : La veille de la réservation de l’invité

• Bonjour {{nom de l’invité}}, nous sommes impatients de vous rencontrer demain à {{heure de début de la réservation}} ! Au cas où vous l’auriez égaré, notre adresse est : {{adresse de l’espace à insérer}}. Voici quelques autres détails importants à prendre en compte : {{personnalisez quelques-uns des éléments suivants en fonction des détails de votre espace}}

1. Depuis {{l’endroit d’où vient l’invité}}, vous devrez prévoir {le temps} et prendre {la route}
2. Vous saurez que vous êtes au bon endroit quand {{mentionner les repères notables}}
3. Cherchez la clé {{emplacement de la clé}} et prévoyez de rencontrer {{qui ils doivent attendre et où}}
4. Garez vos voitures à {{options de stationnement les plus pratiques à proximité}}
5. Appelez {{numéro de téléphone de la personne de contact}} si vous arrivez en retard ou vous avez des problèmes !

• Conseil d’hôte : Que vous prévoyez d’être sur place pour accueillir l’invité le jour de la réservation ou pas, la création d’un kit de bienvenue à laisser dans l’espace est un moyen fantastique de garantir une communication ouverte. Consultez notre kit d’exemple, comprenant un itinéraire, ici, et adaptez-le à vos besoins !

Peu de temps après l’événement

Nous vous encourageons à demander aux invités leur avis une fois que la réservation a été terminée. Que ce soit en personne ou par messagerie, il est important de faire un suivi de leur expérience. Si bien fait, cela peut avoir un impact durable sur la façon dont l’événement est mémorisé et peut influencer l’invité à laisser un avis positif.

Titre du modèle : “Après la réservation – Comment s’est passé votre événement ?”

• Quand envoyer : Le lendemain de l’événement de l’invité.

• Bonjour {{nom de l’invité}}, merci encore d’avoir choisi notre espace pour votre {{type d’événement}} – nous espérons que cela s’est bien passé ! Nous travaillons très dur pour obtenir des avis cinq étoiles, car ils sont d’une grande aide pour notre activité Peerspace. Si vous avez apprécié votre séjour et avez un moment à consacrer, seriez-vous d’accord pour rédiger un court avis sur ce que vous avez le plus apprécié ? Si vous avez des suggestions pour améliorer l’expérience de réservation pour les futurs invités, nous sommes ouverts à vos commentaires à ce sujet. N’hésitez pas à nous envoyer un message via Peerspace avec vos impressions. Nous espérons vous accueillir à nouveau prochainement. Ce fut un plaisir de vous accueillir ! Meilleures salutations, {{votre prénom}}

• Conseil d’hôte : Si vous ne recevez pas d’avis ou de retours de la part de l’invité, il se peut qu’ils aient été occupés juste après la journée de l’événement. Nous vous encourageons à faire un suivi une fois de plus quelques jours plus tard.